Prowadzenie nowoczesnej firmy wymaga równie nowoczesnych rozwiązań. Jednym z nich jest wideokonferencja, czyli możliwość zdalnej rozmowy z szefostwem i podwładnymi. Jak zadbać o jej zgodność z RODO?
Coraz więcej firm decyduje się na zorganizowanie swoim pracownikom możliwości pracy zdalnej. Wbrew pozorom taki rodzaj zatrudnienia ma wiele zalet i niewiele wad. Pracownik jest doskonale zorganizowany podczas pracy bezpośrednio ze swojego miejsca zamieszkania, jest także wypoczęty i wydajny, a przy tym nie traci czasu na dojazdy do pracy i stanie w korkach. Czasami jednak zachodzi potrzeba rozmowy twarzą w twarz za pomocą programu do wideokonferencji. Często taki rodzaj kontaktu wykorzystywany jest również w firmach, w których pracuje się stacjonarnie, lecz trzeba porozumieć się z pracownikiem lub szefem. Niestety po wejściu w życie przepisów RODO, temat wideokonferencji stał się bardziej problematyczny – jak bowiem pogodzić tę formę rozmowy z rygorystycznymi przepisami?
Warto wiedzieć, że nie tylko członkowie wideokonferencji są jej uczestnikami – do naszych zapisów wideo będzie miał dostęp również dostawca platformy do wideokonferencji. Należy bezwzględnie zapoznać się z polityką prywatności dostawcy aplikacji i infrastruktury, a czasami zdecydować się na zawarcie z nim umowy powierzenia przetwarzania. Dostawca musi zapewnić między innymi jak najdokładniejszą ochronę wszelkich danych osobowych, które nie powinny być widoczne i odczytywane przez pozostałych uczestników wideokonferencji. Na szczęście współcześni dostawcy tych programów doskonale znają wytyczne stawiane przez RODO i podchodzą do nich dość rygorystycznie. Warto bowiem wiedzieć, że jakiekolwiek nadużycia związane z wyciekiem danych prywatnych mogą prowadzić do wysokich kar finansowych.
Każdy uczestnik wideokonferencji powinien zapoznać się z panującymi na niej zasadami. Warto je zawrzeć na piśmie i przekazać wszystkim uczestnikom przed planowanym połączeniem – będą wówczas mieli czas, aby się z nią zapoznać. Należy poinformować ich między innymi o zakazie nagrywania obrazu i głosu (utrwalanie w tym przypadku jest nielegalne) oraz udokumentować pewne wytyczne dotyczące już samej rozmowy. Doskonałym rozwiązaniem jest wykaz zagadnień i informacji, których nie wolno poruszać podczas wideokonferencji. Są to między innymi osobiste dane poszczególnych uczestników i innych osób, a nawet aktualne informacje o naszej lokalizacji czy najbliższych planach. Firmową wideokonferencję warto potraktować jako rozmowę formalną i nie poruszać żadnych tematów osobistych/prywatnych.
Należy także pamiętać, że zapisanie głosu lub pliku wideo przez firmę zawsze wymaga podpisania przez uczestników osobnej umowy w postaci zgody na utrwalenie samego głosu lub całego pliku wideo (i tym samym także wizerunku).
Ochrona dostępu do wideokonferencji jest niezwykle istotna, dlatego warto stosować się do kilku podstawowych zasad bezpieczeństwa. Doskonałym rozwiązaniem jest między innymi zablokowanie dostępu do wideokonferencji hasłem lub kodem PIN, który otrzymują tylko i wyłącznie jej uczestnicy. Należy go zmieniać przed każdą konferencją, aby poprzedni uczestnicy nie mogli jej podejrzeć, logując się za pomocą już używanych haseł.
Szczególnie dużą starannością należy także otoczyć utrwalone zapisy wideokonferencji lub same pliki dźwiękowe. Zawsze powinny być zablokowane hasłem i nie powinien mieć do nich dostępu nikt inny niż osoby wskazane w umowie pomiędzy uczestnikiem a administratorem danych osobowych.
Wideokonferencja to obecnie bardzo popularna forma kontaktu między pracownikami. Jednocześnie wymaga jednak precyzyjnego stosowania się do wszystkich zaleceń tyczących się RODO. Wyciek informacji poruszanych w trakcie jej trwania może spowodować wiele kłopotów dla administratora, takich jak duże kary pieniężne. Warto ich uniknąć, stosując się do naszych porad.
Zdjęcie główne artykułu: źródło: Designed by Freepik
