wayhomestudio/freepik.com
Artykuł sponsorowany
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Planowanie budżetu szkoły to proces złożony, który wymaga znajomości przepisów, umiejętności analizowania danych oraz dbałości o szczegóły. Błędy popełnione na etapie planowania mogą skutkować konsekwencjami w sprawozdawczości i utratą środków w kolejnym roku budżetowym. W tym artykule omówimy, czym jest plan finansowy szkoły, jakie najczęstsze pułapki czyhają na dyrektorów i jak można skutecznie zarządzać finansami placówki za pomocą narzędzia do zarządzania budżetem – programem Sigma.
Plan finansowy szkoły to dokument, który obejmuje dochody i wydatki placówki w danym roku budżetowym. Jego przygotowanie rozpoczyna się po otrzymaniu danych od organu prowadzącego, a wcześniej szkoła może zostać poproszona o przygotowanie prognozy wydatków. To właśnie wyniki wykazane w sprawozdaniach mają realny wpływ na planowanie budżetu szkoły w kolejnym cyklu.
Zgodnie z § 23 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r., na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki oświatowe muszą przygotować sprawozdanie finansowe zawierające: bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienie zmian w funduszu oraz informacje dodatkowe. W bilansie wykazywane są pasywa i aktywa trwałe. Rachunek zysków i strat w budżecie oświaty obejmuje m.in. amortyzację, zużycie materiałów i wynagrodzenia. Prawidłowe sporządzenie tych dokumentów jest niezbędne do stworzenia rzetelnego planu finansowego.
Właściwe przygotowanie sprawozdania finansowego jest obowiązkiem formalnym placówki, a przy tym czynnikiem wpływającym na planowanie budżetu szkoły. Błąd w wykazaniu stanu na koniec roku poprzedniego może zostać automatycznie powielony, co prowadzi do zafałszowania obrazu realizacji wydatków i przychodów.
Jeśli w poprzednich latach wystąpiły błędy, których nie można skorygować w aktualnym sprawozdaniu, należy zastosować art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Korekty wynikające z usunięcia błędów powinny zostać ujęte jako „zysk / strata z lat ubiegłych”. Choć wykrywanie nieprawidłowości może przekraczać kompetencje dyrektora szkoły, to zgodnie z art. 53 ustawy o finansach publicznych – to on ponosi odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej, chyba że obowiązki te zostały formalnie przekazane do centrum usług wspólnych.
W końcówce roku budżetowego zdarza się, że w planie finansowym pozostają niewykorzystane środki. Ich zwrot do budżetu JST może skutkować obniżeniem przychodów w następnym roku. Dlatego dyrektor powinien odpowiednio wcześnie zareagować i dokonać przeniesień w ramach budżetu szkoły.
Zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia z 7 grudnia 2010 r., dyrektor może przesuwać środki między paragrafami, ale tylko w granicach upoważnień przyznanych przez zarząd JST. O każdej zmianie musi poinformować organ prowadzący w ciągu 7 dni. Nieprzestrzeganie tych zasad może prowadzić do naruszenia dyscypliny finansów publicznych – np. gdy wydatki zostaną przekroczone poza zakresem planu.
Aby zmiany w budżecie szkoły paragrafy były prawidłowe, trzeba:
Przygotowanie projektu planu finansowego odbywa się na podstawie danych przekazanych przez zarząd JST. Termin przekazania tych informacji to 7 dni od daty przedłożenia projektu uchwały budżetowej – czyli najpóźniej do 22 listopada. Od tego momentu szkoła ma 30 dni na przygotowanie projektu planu, jednak nie później niż do 22 grudnia.
Informacje przekazywane przez JST powinny obejmować:
W planowaniu budżetu szkoły istotne jest również rozróżnienie między dochodami i wydatkami. Przekroczenie limitu dochodów może być dopuszczalne, jeśli JST przyznała dodatkowe środki. Natomiast przekroczenie wydatków stanowi naruszenie przepisów, chyba że wynika z nieprzewidzianych okoliczności – np. konieczności wykonania wyroku sądowego.
Ogromnym ułatwieniem przy opracowywaniu projektu planu finansowego szkoły jest program Sigma. Narzędzie pozwala placówkom oświatowym przygotowywać projekty budżetu w pełnej zgodności z klasyfikacją budżetową i obowiązującymi regulacjami.
Sigma umożliwia tworzenie projektu planu finansowego od podstaw i wspiera analizę danych i błyskawiczne nanoszenie korekt. Dzięki temu dyrektorzy szkół mogą efektywniej kontrolować gospodarkę finansową placówki, korzystając m.in. z zatwierdzonych arkuszy organizacyjnych do automatycznego wyliczenia części budżetu przeznaczonej na wynagrodzenia, nagrody czy odprawy. Program wdrażany centralnie przez organ prowadzący we wszystkich podległych jednostkach umożliwia zbudowanie odpowiedniej struktury wanie planu finansowego według otrzymanych wytycznych i przygotowanie dokumentacji niezbędnej do weryfikacji oraz zatwierdzenia projektu w obowiązujący plan, a następnie składanie wniosków o zmianę w planie zachodzących w ciągu całego roku.
Organy prowadzące zazwyczaj wymagają od szkół przedstawienia prognozy wydatków jeszcze przed formalnym opracowaniem projektu budżetu JST. Terminy tych działań są wyznaczane przez samorząd, jednak w praktyce wytyczne trafiają do szkół pod koniec wakacji, a na złożenie prognozy placówki mają czas najczęściej do drugiej połowy września. Wykorzystanie Sigmy pozwala w tym krótkim okresie przygotować dokładne zestawienia, co znacząco usprawnia pracę zarówno szkół, jak i wydziałów samorządowych nadzorujących planowanie finansów oświaty.
Dzięki systemowi możliwe jest także sprawne porównanie wydatków z lat ubiegłych. Tworząc prognozę na nowy rok, dyrektor może łatwo wskazać obszary, w których wcześniej doszło do niedoszacowania, zauważyć rosnące koszty stałe czy pominąć jednorazowe inwestycje, takie jak zakup sprzętu multimedialnego, które nie muszą być powielane w kolejnym cyklu budżetowym.
